La Administración de Proyectos ¿Arte o Ciencia?

por Fumiko Kondo

El Líder de Proyecto: ¿nace o se hace?

¿Puede la gente ser entrenada para ser un PM?, o ¿las habilidades necesarias para administración de proyectos son algo que se tiene de nacimiento y no puede ser enseñado? Para un buen PM, la combinación correcta está formada de dos partes. Como en la mayoría de las profesiones, la administración de proyectos requiere un conjunto de habilidades técnicas que uno puede aprender con entrenamiento, pero también requiere un conjunto particular de rasgos que presentan un desafío para los programas de entrenamiento. La parte relacionada con el comportamiento puede llegar con la experiencia, pero no todo mundo tiene las cualidades personales como para ser excelentes prospectos. Las organizaciones necesitan entender esto si es que quieren contar con una administración de proyectos de primera.

Habilidades Técnicas

Para ser un PM eficaz se requiere habilidades en planeación de proyectos, evaluación de estatus de proyectos y reconocimiento de posibles riesgos. Estas son habilidades que una persona puede aprender por medio de capacitación.

Planeación.

La habilidad para planear significa ser capaz de identificar tareas que necesitan realizarse, incluyendo las diferentes dependencias incluidas en la tarea, y desarrollar estimados de tiempo y recursos necesarios para completar un proyecto. La habilidad de planeación puede requerir el saber como usar software disponible, Microsoft™ Project u otra herramienta de administración de proyectos [ Nota LP: ver curso de Estimación de proyectos, PM con CMMI y UP o Certificación en PM ]

Evaluación del estado del proyecto.

Cada PM debe saber como determinar el estatus de un proyecto en desarrollo comparado con los detalles de su plan.. Las metodologías y técnicas concernientes — earned value analysis (EVA), índice de schedule, performance index (SPI) analysis, y cost performance index (CPI) indicators — son herramientas que se pueden aprender. [Nota LP: ver cursos de Seguimiento de proyectos, certificación en PM, PM con CMMI y UP ]

Manejo de riesgos.

A los PMs se les puede enseñar a identificar riesgos mediante el uso de un contrato que aclare los objetivos, alcance, recursos y tiempos para el — y luego a usar técnicas de administración de proyectos para manejar estos riesgos. Las organizaciones deberán estar preparadas para proporcionar cursos de certificación, entrenamiento en sitio — algún tipo de entrenamiento de alta calidad en habilidades requeridas por nuevos o posibles Pms. [Nota LP: ver cursos de certificación en PM, PM con CMMI y UP ]

Habilidades de comportamiento: el arte de la administración de proyectos.

El componente conductual dentro de la habilidad para administrar proyectos incluye tres elementos cruciales: la capacidad de anticipar, atención a los detalles y la habilidad para persuadir a otros. Estas cualidades constituyen una especie de “arte” dentro del arsenal de talentos de un administrador. En parte son cualidades personales intrínsecas, en parte son producto de la experiencia y en otra parte muy pequeña son cuestión de aprendizaje.

Un paso adelante. Algunas personas son buenas para concentrarse en la tarea actual y no se preocupan por lo que vendrá más adelante. Por ejemplo, los técnicos de helpdesk deben responder preguntas inmediatas, arreglar problemas existentes y cerrar la solicitud, pero no se espera que ellos prevean lo que vendrá después. En cambio, un administrador de proyectos necesita anticipar lo que encontrará a la vuelta de la esquina. En el ejemplo del helpdesk, el trabajo del PM es anticipar el tipo de llamadas de asistencia técnica que van a entrar. Y lo mismo aplica para otro tipo de proyectos. Aun con la planeación mas exhaustiva, los problemas pueden surgir durante la ejecución de un proyecto que podría descarrilarse si estos problemas no son anticipados y atendidos. Un PM debe pensar en el futuro y estar listo para cualquier contingencia.

Atención a los detalles. La mayoría de los proyectos se conforman de varias piezas que se tienen que acoplar, requieren que mucha gente trabaje en conjunto y parten de varios requerimientos que tienen que ser cumplidos. El PM debe poder ver no solo el bosque, sino también los detalles (los árboles del bosque), y como estos encajan unos con otros. La persona que solo piensa en la perspectiva general no puede ser un PM eficaz, puesto que la administración de proyectos requiere la habilidad de pensar a diferentes niveles de detalle sin descuidar la fotografía completa.

Habilidad para Influenciar. Sin importar que tanta planeación se lleve a cabo para un proyecto, la habilidad de un PM para dar buenos resultados depende en su habilidad para influenciar a la gente. Los miembros del equipo deben entender sus tareas y saber por qué son importantes, y a los “stakeholders” del proyecto (Ej., los clientes y patrocinadores ejecutivos del proyecto) se les debe de mantener informados del progreso para que las decisiones que tomen se alineen con las metas del proyecto. Un PM de poder comunicarse con todos los interesados y manejar las expectativas durante el camino de la culminación exitosa del proyecto.

¿Cómo lograrlo?

Cómo puede una organización preparar a sus administradores de proyectos para sus roles?

No es difícil salir adelante en el aspecto de habilidades técnicas, mediante cursos y entrenamiento [ ver sección de cursos de liderdeproyecto.com ], pero en la parte conductual de la ecuación, el “arte” de la administración de proyectos, presenta un desafío complicado.

La propuesta de experiencia. Una organización no puede tan solo darles un curso a los PMs y esperar que aprendan a anticiparse al futuro, pongan atención a los detalles, o influencien a la gente. Lo que se necesita es identificar a aquellos que tienen los rasgos de conducta adecuada que puedan hacerlos buenos PMs y después darles experiencia.

Si una organización utiliza el concepto de competencias para describir sus roles, deberá incorporar la habilidad para anticipar, atender a los detalles e influenciar a la gente, como competencias que aplican a los administradores de proyectos. Si hay planeación de sucesión, las mismas competencias deberían ayudar a identificar a las futuras estrellas de la administración de proyectos.

A los PMs potenciales se les puede asignar la administración de proyectos pequeños y de bajo riesgo, idealmente con la ayuda de mentores. Un ejemplo de este tipo de proyectos puede ser algo como preparar un reporte que requiere un número de gente trabajando de manera conjunta — alguien que junte los datos y los inserte en una hoja de cálculo, alguien que cree fórmulas matemáticas y estadísticas, y otro con habilidades de escritura.

Un prospecto de PM puede encargarse de un proyecto así para obtener experiencia y probar sus habilidades conductuales. Conforme PMs potenciales demuestren sus competencias, pueden entonces ser entrenados en habilidades técnicas necesarias para llegar a ser administradores de proyectos completos.

Conclusión

Es crítico para las organizaciones el desarrollar planes de proyectos y ejecutarlos de manera exitosa, mostrando resultados que demuestren el valor de la administración de proyectos. Sin administradores de proyectos completos y eficaces que tengan el conjunto de habilidades adecuado, resulta imposible lograr proyectos exitosos.

Hay un camino mucho mejor para desarrollar administradores de proyecto que simplemente elegir personas que son buenas en lo que ya están haciendo y aventarlos a tomar un rol para el cual puede que estén o no preparados. Esto se logra identificando candidatos en términos de competencias conductuales relevantes, cultivándolos al proporcionarles experiencia y finalmente entrenándolos en las habilidades técnicas requeridas.

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