Administración de Proyectos – Clifford F. Gray y Erik W. Larson

por Yuri Kogan

FICHA BIBLIOGRÁFICA: Clifford F. Gray y Erik W.Larson Administración de proyectos McGraw Hill México D.F., México CD-ROM incluido ISBN 13: 978-970-10-7235-6

 Como dicen los autores del libro, “usted encontrará que el contenido de este texto es sumamente práctico, relevante y actual”. Es cierto. El libro es profundo y detallado. Es la primera edición en español después de cuatro ediciones en inglés (algo curioso: encontré la primera vez este libro en 2003, publicado … en ruso). Los autores nos sugieren que no solamente intentemos entender cómo funcionan las cosas, sino por qué lo hacen. Se le recomienda esta obra como libro de consulta a medida que avance a través de los tres niveles de capacidad siguientes: lo sé, lo puedo hacer, me puedo adaptar a situaciones nuevas.

El libro se inicia (de verdad, las primeras dos páginas del libro) de dos figuras: ciclo de vida del proyecto y dimensiones técnicas y socioculturales del proceso de administración de proyectos (no técnicas desde el punto de vista de la naturaleza del proyecto, sino técnicas administrativas), y de una tabla de comparación de las áreas de conocimiento del PMBOK en la cobertura del libro, aunque la estructura del libro no sigue exactamente la secuencia de las áreas según el estándar de PMI. Esta estructura del libro tiene su propia lógica:

 Aspectos modernos de AP como enfoque integrador: integración de los proyectos con un plan estratégico, dentro del proceso de administración de los proyectos reales, entre las dimensiones técnicas y socioculturales.

Estrategia de organización y selección de proyectos. Se considera las cuatro actividades del proceso de administración estratégica, el último de los cuales es “llevar a cabo (implementar) estrategias a través de proyectos”, y dos enfoques hacia el portafolio de proyectos (ojo a un pequeño “juego de palabras”): un sistema de administración del portafolio y administración del sistema de portafolio (subrayando tres tipos de proyectos en el portafolio: de cumplimiento y emergencia que deben hacerse, operativos y estratégicos).

Estructura y cultura organizacional. Análisis de diferentes estructuras con sus pros y contras, y de la cultura organizacional (con las 10 características fundamentales), ofreciendo el proceso de identificación de las características culturales y de las implicaciones de la cultura organizacional en la organización de proyectos.

Definición de proyecto, en cinco pasos: 1) identificación del enfoque del proyecto (en realidad, una especie del charter – acta de constitución; 2) establecimiento de las prioridades, usando una matriz de jerarquías para que el proyecto pueda identificar qué criterios están limitados, cuáles deben realizarse y cuáles aceptarse; 3) creación de EDT; 4) integración de la EDT a la organización; 5) codificación de EDT para el sistema de información. En el mismo capítulo aparecen matriz de responsabilidad y un comentario y matriz sobre el plan de comunicación.

Estimación de tiempos y costos con la consideración de la calidad de los estimados, de los lineamientos a seguir en la estimación de tiempos, costos y recursos y métodos para calcular los tiempos y costos del proyecto.

Plan del proyecto con un enfoque en la red con sus cálculos correspondientes.

Administración de riesgos que incluye cuatro pasos bien conocidos: 1) identificación del riesgo, 2) evaluación del riesgo, 3) desarrollo de respuesta al riesgo, 4) control de respuesta al riesgo. Aquí mismo los autores ofrecen la administración del control de cambios.

Programación de recursos y costos, incluyendo métodos de asignación de recursos en forma manual y computarizada, para la creación del presupuesto con fases de tiempo, desarrollando una línea de base de costos del proyecto, y hasta (en el apéndice del capítulo) el enfoque de la cadena crítica.

Reducción de la duración de los proyectos: razones, luego alternativas para acelerar la terminación de los proyectos, y gráficas de duración y costo del proyecto.

Liderazgo que toca las relaciones con los stakeholders. Los autores se enfocan en la influencia como intercambio en la base del modelo de “monedas organizacionales” de Cohen y Bradford: “las redes son alianzas benéficas que suelen gobernarse por la ley de reciprocidad”. El principio básico es que “una buena acción merece otra, y del mismo modo, una mala acción merece otra”. Según los autores, aspectos de la construcción de la red social, de la ética, de la confianza, son fundamentales para el liderazgo. Al final del capítulo, se ofrece una lista de cualidades de un administrador de proyectos eficaz.

Administración de equipos de proyectos. Se considera un famoso modelo de Tuckman de desarrollo de equipos, agregando la quinta etapa: el cierre. Además, los aspectos clave del tema: la construcción de equipos, las reuniones, la solución de problemas, la resolución de conflictos, equipos virtuales y hasta las trampas de los equipos de proyectos.

Contratación externa: administración de las relaciones entre las organizaciones. Ventajas, desventajas y mejores prácticas de outsourcing, el arte de la negociación (vinculado con el concepto de la negociación basada en principios de Harvard University) y una vez más algunos aspectos del manejo de las relaciones con los stakeholders. En el apéndice del capítulo encontramos el tema de la administración de contratos: seis pasos principales que comprenden la administración de compras, tipos de contratos y el sistema de control de cambio de contrato.

Medición y evaluación del progreso y el desempeño. Después de una introducción en un sistema de información para la supervisión de un proyecto, se consideran cuatro pasos evidentes del proceso de control del proyecto: establecer un plan de línea base, medir el progreso y el desempeño, comparar el plan con lo real, actuar. Luego viene la supervisión del desempeño del tiempo y del costo, usando EVM (Earned Value Management) con un ejemplo hipotético del desarrollo de un informe de avance, índices para la supervisión del progreso, pronóstico del costo final del proyecto y otros aspectos de control.

Auditoría y cierre de proyectos. El primer proceso (auditoría) se describe en tres pasos: 1) inicio y asignación del personal, 2) recopilación y análisis de datos (con puntos de vista organizacional y del equipo del proyecto), y 3) elaboración de informes. El segundo proceso incluye las condiciones para el cierre del proyecto, señales para continuar o cierre temprano de un proyecto, la decisión del cierre, el proceso para el cierre, evaluación final y la revisión del desempeño. En el apéndice encontramos una valiosa plantilla para verificar el cierre del proyecto.

Proyectos internacionales. En este capítulo se consideran aspectos ambientales (legales, políticos, de seguridad, geográficos, económicos, de infraestructura y culturales). Consideraciones culturales están analizadas profundamente con ejemplos de varios países de América, Europa y Asia.

Supervisión del proyecto. Se presenta a nivel de la organización y a nivel del proyecto, con comentarios sobre la administración del portafolio de proyectos, oficina de proyectos, metodología de phase gate introducido por Robert Cooper (“un proceso estructurado para revisar, evaluar y documentar resultados en cada fase de los proyectos y proporcionar a la administración la información para guiar el despliegue de recursos hacia las metas estratégicas”). Entre otros temas de este capítulo encontramos unos comentarios sobre el modelo de madurez en la AP OPM3, el cuadro de mando integral (balanced scorecard), aspectos y trayectorias profesionales.

En los apéndices del libro hay ejercicios prácticos. Además, el libro está lleno de casos y ejercicios en cada uno de los capítulos.

Y para finalizar el corto resumen de este excelente libro, la última cita: “Resulta casi imposible imaginar una carrera futura de administración que no incluya administración de proyectos”. No hay ninguna duda al respecto.

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